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Collaboration Tool versus E-Mail! Verschafft Zeit fürs Wesentliche

Collaboration Tools revolutionieren die Unternehmenskommunikation und sind für eine erfolgreiche Teamarbeit unverzichtbar geworden.

Herr Jan Haubrich wurde zu dem Thema Collaboration interviewt. Er ist derzeit Abteilungsleiter im Bereich Customer Management Financial Services bei der NTT DATA Deutschland GmbH und Lehrbeauftragter im Studiengang Wirtschaftsinformatik der Hochschule Heilbronn im Schwerpunkt Business Prozess und Relationship Management vertreten durch Prof. Dr. Sonja Salmen.

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Jan Haubrich

Frage: Was steckt hinter dem Begriff Collaboration Tool und worin steckt der Nutzen?

Antwort: “Wenn Sie 150 E-Mails pro Tag erhalten, kann es natürlich leicht passieren, dass die ein oder andere wichtige und wirklich interessante Information untergeht. Hier ist von „internen Spamming“ die Rede.

Um diesen Effekt zu vermeiden und wichtige, zusammenhängende Informationen auf einen Blick darzustellen, bedient man sich der Mechanismen wie Likes, Followers, Streams etc, die auch aus Facebook und Co. bekannt sind und überträgt diese auf Firmenkommunikation.

Das Unternehmen Atos Origin geht hier ins Extrem: Die Firma plant den E-Mail Verkehr für die interne Kommunikation komplett abzuschaffen. Atos Origin will auf diese Weise den Aufwand zur Bearbeitung für interne Mails dramatisch reduzieren und gleichzeitig den Blick aufs Wesentliche schärfen.“

Frage: Wie könnte man ein Collaboration Tool gezielt einsetzen und was für einen Mehrwert bietet es?

Antwort: Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Ein Team arbeitet an einem Verkaufsvorgang für ein großes Softwareprojekt bei Kunde XY. Wäre es nicht schön, für genau dieses Vorhaben alle relevanten Daten und Informationen gebündelt zur Verfügung zu haben!? Wenn man das Prinzip der Facebook Gruppen und Streams für ein bestimmtes Topic wie den Verkaufsvorgang eines Softwareprojektes anwendet, hat man alle relevanten Information an einem Ort. Setzt man z.B. Chatter von Saleforce ein, erhält man sofort eine Benachrichtigung, sobald ein Teammitglied etwas Neues zu einem Vorgang postet. Des Weiteren kann man mit dieser Software sehr genau filtern was einen wirklich interessiert. Auf der „Wall“, kann die komplette Historie eingesehen werden.

Wie es auch bei Facebook üblich ist, kann man Beiträge kommentieren, weiterempfehlen, liken sowie Rich Media Content anhängen. Wird dieses System mit dem internen CRM-System verknüpft, sieht man nicht nur Nachrichten und Dokumente zum aktuellen Verkaufsvorgang, sondern hat auch Zugang auf den Statusübergang von einer Opportunity.

Dies ist eine sehr effiziente Weise zu kommunizieren und alle wichtigen Informationen auf einem Blick zu sehen! Wird beispielsweise ein interner Experte zu einem bestimmten Thema gesucht, kann natürlich eine Rundmail an alle Mitarbeiter des Unternehmens gesendet werden, aber so hat man schon wieder den unerwünschten Spam-Effekt. Ein gezielter Post im Collaboration Tool ist da deutlich besser.

Frage: Welchen Vorteil bietet es gegenüber klassischen Kommunikationsmedien wie E-Mail oder Telefon?

Antwort: „Über dieses Medium erhält man erheblich schneller eine Antwort, als wenn die Kommunikation über E-Mail läuft. Es hat unbestritten Vorteile in der Darstellung, denn die Art und Weise wie die Topics dargestellt und gebündelt werden, erreicht man mit der klassischen E-Mail nicht.

Es kann auch wesentlich mehr als E-Mail. Collaboration Tools sind für Kommunikation, Wissensmanagement und Interaktion. Also eigentlich das, was Intranets immer hätten sein sollen, aber nie waren.

Es bleibt jedoch anzumerken, dass solch ein System nur dann benutzt wird, wenn es dem Benutzer einen klaren Mehrwert verschafft und durch Dynamik und Interaktion am Leben gehalten wird. Die Einführung eines solchen Systems kann schnell durchgeführt und als cloudbasierter Service eingekauft werden.“

Chatter

Das Produkt Chatter von Salesforce, ist bis zu einem bestimmten Grad an Features kostenlos nutzbar. Es handelt sich hier um ein besonders gelungenes Beispiel für Collaboration Software und ist genauso intuitiv bedienbar wie Facebook.

Ein Account ist sehr schnell freigeschaltet und man kann innerhalb weniger Minuten loslegen – einfach mal ausprobieren!

Bildquelle Artikelbild: NTT Data

 

Über Michael Rupp

Student im Studiengang Wirtschaftsinformatik der Hochschule Heilbronn. Kontakt: Google+

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